Crewing Management

Time for Prepare Documents and Certificates of Seafarer before Embarkation

Kali ini saya akan membagikan pengalaman saya yang kurang lebih hampir 13 bulan disalah satu perusahaan pelayaran Jakarta yang bergerak dibidang Crewing / Pengawakan Kapal. Untuk pengertian Crewing memiliki arti Pengawakan, disini saya menyimpulkan bahwa pengertian dari Crewing Management adalah Manajemen pengawakan kapal yang dilakukan perusahaan pelayaran guna mempersiapkan semua syarat seorang pelaut sebelum ia berangkat keatas kapal.

Berikut saya ringkas beberapa syarat yang harus dibawa seorang pelaut yang akan on board / naik keatas kapal :

1. STCW Certificates (BST, MFA, SCRB, AFF, DSD, ANTD) Syarat sertifikat ini tergantung pada jabatan diatas kapal Rating / Officer, namun sertifikat yang saya sebutkan diatas merupakan standar sertifikat yang harus dimiliki seorang Rating / ABK diatas kapal.

2. Dokumen keberangkatan
- Paspor dan Visa (apabila ke negara yang memerlukan visa, misalnya Eropa, Amerika, Australia, Cina)
- Buku Pelaut

3. Dokumen keberangkatan lain
- Ok To Board dan Letter of Guarantee (biasanya pada negara - negara yang tidak memerlukan visa, gunannya untuk memastikan sudah terdapat agent yang pasti akan menjemput pelaut nanti di bandara. Misalnya Jepang, Cina, Korea, Filipina)

4. Medical Certificates, sertifikat kesehatan dari satu institusi kesehatan yang memfasilitasi medical check up yang telah dipercayai perusahaan.

5. Kontrak berlayar, berisikan gaji dan tanda tangan persetujuan pelaut diatas kapal.

Yang perlu diperhatikan dokumen dan Sertifikat tersebut harus kita kontrol expiry datenya, jangan sampai pada sebelum selesai kontrak si pelaut sudah habis masa tenggang waktu visa / paspornya (bisa -bisa nanti pelaut akan dipulangkan apabila sedang pesiar dinegara lain, bisa kasus tuh)

Perusahaan Crewing perlu mempunyai hubungan langsung dengan beberapa pihak agar kelancaran proses penyelesaian dokumen dapat berjalan dengan lancar, kebetulan juga tempat saya magang tahun 2014 lalu merupakan kantor representative / perwakilan dari kantor pusat yang berada di Belanda. Beberapa jaringan / network yang dijalin perusahaan crewing management yaitu :
1. Kedutaan
2. Imigrasi
3. Badan Kesehatan
4. Agent On Board
5. Captain on Vessel

Gambaran mekanisme sederhana dalam persiapan memberangkatkan seafarer:
1. Dalam 1 bulan biasanya telah terdapat jadwal terupdate untuk Crew Change (Pertukaran Crew dari kantor pusat) karena yang telah disebutkan diatas perusahaan tempat saya Internship masih menjadi representative / perwakilan perusahaan pusat yang terdapat di Belanda. Jadi jadwal untuk crew change masih diatur oleh kantor pusat.

Dalam satu kali crewchange biasanya terdapat 2-5 orang pelaut yang akan berganti kontrak, diusahakan meskipun tanggal kontrak mereka berbeda - beda tanggalnya disamakan, agar crewchange dilakukan sekaligus (terkait masalah bensin, hotel, taxi, makan di negara tempat on board)

2. Jika sudah terdapat jadwalnya, maksimal H-14 hari seluruh kelengkapan dokumen sudah selesai prosesnya, terkait masalah perubahan jadwal maju mundurnya tanggal karena cuaca atau masalah - masalah diluar perkiraan yang terdapat diatas kapal.

3. Reverting the last update information with Captain On Board.
Posisi ini kita harus saling memberikan informasi ter-update mengenai kondisi pelaut, dan posisi kapal (ETA - ETB - ETD), seringkali perubahan jadwal dan tujuan kapal yang berubah karena terkait charter (sebenarnya ini diluar perkiraan crewing)

Contoh Email dari captain
ETA 10/9/16 17.00 Port Of Kawasaki - Japan
ETB 10/9/16 21.00
ETD 11/9/16 19.00

Patokannya pertama kita harus menghitung berapa jam perjalanan dari Indonesia menuju Jepang (Est 8-10 Hours), kedua perjalanan dari Narita Airport Japan - Port of Kawasaki (Est 2 jam).
Yang ketiga saatnya pemesanan tiket keberangkatan, setelah dihitung kurang lebih 14 jam perjalanan dari Jakarta menuju Port of Kawasaki Jepang, diperkirakan kita dapat memberangkatkan pelaut pada tanggal 9/9/2016 dipenerbangan pada sore / malam hari agar nantinya setelah sampai pelaut dapat istirahatkan di hotel terlebih dahulu.

Jangan lupa, kita telah mengkonfirmasi Agent On Arrival dengan diterimanya Ok To Board pada 1 atau 2 hari sebelum keberangkatan menuju Jepang. Untuk Crewing Management sendiri kendala atau masalahnya cukup beragam yaitu :

1. Pelaut, sering kali jadwal yang telah ditetapkan terdapat nama pelaut yang sudah ada dalam Crew Change Schedule, namun karena ketidaksiapan pelaut sendiri untuk berangkat karena keperluan dari pihak pelaut yang tidak terduga.
2. Ketidaksiapan dokumen keberangkatan karena waktu yang tidak cukup, seharusnya masalah ini dapat diselesaikan jauh - jauh hari, namun karena pengurusan yang ditunda - tunda oleh pihak terkait membuat terlambatnya dokumen selesai
3. Perubahan jadwal kapal, yang menyebabkan perubahan jadwal tiket keberangkatan yang berhubung pada kontrak pelaut, dan surat pengantar dari kantor.
4. Hal - hal yang tidak terduga, seperti terjadinya masalah diatas kapal sehingga perlu penggantian crew mendadak yang mendesak kantor untuk cepat mencari reliever atau pengganti.
Misalnya karena masalah dari pelaut sendiri diatas kapal (kelalaian), accident yang menyebabkan kecelakaan, ataupun masalah dari keluarga pelaut didarat.

Kesimpulannya di Crewing Management saya belajar bagaimana memanajemen waktu yang efektif, crewing menunjukan perputaran terus menerus karena kontrak pelaut yang berhenti dan harus dilanjutkan agar operasional kapal dapat terus berlangsung. Berikut sedikit pengalaman saya, kiranya apabila ada pertanyaan, saya siap membantu. This article will updating depend of situation crewing it self.

Contoh email kepada Captain on Board menanyakan update posisi kapal dan untuk melaksanakan execute crew change

Good day Capt. Ricy,

Please kindly inform us the update of ETA, ETB MV. Coral Crab.
Based on Schedule we have crewchange on 17 Sept 2016, for your information

Mr. Tia Ventiana - Chief Officer
Mr. Clinton - 2nd Off
Mr. Yoga - 3rd Eng
Mr. Andri V - Oiler
Mr. Imam - Deck Cadet
They are ready to embark based on schedule

Thank you

Best Regards
David Cristo
Junior Crewing Officer