It's been several months i haven't think about idea for "cadet spirit",
a lot of things to do as Fresh Graduate such as calculating your financial needs, adapt with your job, and social in real work. So hard ! but i just keep trying and always trying.
Minggu - minggu ini saya dan salah satu rekan saya (Ian Pandi) yang bekerja di salah satu perusahaan terbuka ternama di Jakarta dan mempunyai cabang di Batam membahas mengenai prosedurial perusahaan lokal agen yang cukup rumit untuk dijelaskan. Namun sebelum saya share list procedure dari General Agency / GA dan Local Agency / LA yang saya buat, saya akan menjelaskan apa itu General Agency dan Local / Sub Agency serta hubungannya keduanya.
a lot of things to do as Fresh Graduate such as calculating your financial needs, adapt with your job, and social in real work. So hard ! but i just keep trying and always trying.
Minggu - minggu ini saya dan salah satu rekan saya (Ian Pandi) yang bekerja di salah satu perusahaan terbuka ternama di Jakarta dan mempunyai cabang di Batam membahas mengenai prosedurial perusahaan lokal agen yang cukup rumit untuk dijelaskan. Namun sebelum saya share list procedure dari General Agency / GA dan Local Agency / LA yang saya buat, saya akan menjelaskan apa itu General Agency dan Local / Sub Agency serta hubungannya keduanya.
General and Local Agency
General agency adalah pihak agen yang mempunyai kapasitas sebagai kepercayaan owner kapal untuk mengatur perencaaan bongkar/muat dimana rencana shipment / voyage kapal tersebut akan dilakukan. Singkatnya General Agent adalah perwakilan owner untuk mengurus kebutuhan kapal / Husbandry dengan menunjuk Perusahaan Local Agency ditempat kapal akan berlabuh.
Sedikit cerita, perusahaan tempat saya bekerja saat ini berposisi sebagai perusahaan General Shipping Agency, karena baru berdiri 3 tahun terakhir sejauh ini kami masih menujuk perusahaan Local Agency di Dumai, Belawan, Panjang Lampung, Balikpapan, Tanjung Priuk dan beberapa pelabuhan di wilayah timur Indonesia.
Sedangkan Perusahan Local Agency / Sub Agent / Lokal Agen adalah perusahaan / pihak yang bertugas secara langsung untuk mengkoordinasikan masuknya kapal di pelabuhan yang sudah direncanakan shipment / voyagenya. Mereka bertanggung jawab penuh sebagai perantara antara General Agent, shipper/yang mempunyai muatan dan kapal. (Karena General Agency tidak menjalankan tugas clearance in/out secara langsung)
General Agency perlu bekerja sama dengan Local Agency agar kebutuhan - kebutuhan kapal/ hal - hal yang berhubungan dengan husbandry seperti Supply Fresh Water, Provision, Supply Cash to Master, Bunker, ataupun hal yang terkait dengan dokumen kapal dapat terpenuhi.
Apa sebenarnya peran dari Perusahaan Shipping Agency?
Permasalahan khususnya pada kapal sangatlah kompleks, saya memandang kapal sebagai bayi perempuan karena selain kapal juga disebut she / her
Pembahasannya bisa dibaca pada link dibawah ini
(http://rambascomb.blogspot.co.id/2015/03/mengapa-kapal-dalam-bahasa-inggris.html)
Keuntungan yang diterima adalah semakin kapal cepat keluar, semakin untung perusahaan yang memiliki kapal tersebut, begitupun semakin untung pula pihak terminal dan pihak - pihak yang terkait dalam perjanjian expor impor didalamnya (Owner, Charterer/Buyer, Shipper) karena hal tersebut terkait pada Laycan Kapal yang telah ditentukan (pembahasan laycan akan dibahas nantinya).
Selain kebutuhan kapal yang begitu banyak seperti mahalnya biaya bahan bakar, upah operator/ gaji pelaut, perawatan kapal, hingga kebutuhan dokumen / sertifikat kapal, dirasakan Owner perlu meminimalisir akan timbulnya masalah. Disinilah perusahaan shipping agency berperan sebagai mediator untuk pemenuhan serta penyelesaian baik yang terjadi pada kapal di pelabuhan.
Bagaimana sebuah perusahaan shipping agency dapat bertahan dan bersaing dengan perusahaan agency lainnya?
Seperti perusahaan pelayaran tempat saya bekerja saat ini, kami sebagai kepercayaan owner harus memberikan service yang baik dan fast response dalam melakukan update, seringkali permasalahan terjadi dan kebutuhan pada kapal yang tiba - tiba dan terburu - buru. Hal inilah tugas seorang agent diperlukan untuk menyelesaikan masalah.
Contohnya : pihak owner akan mengirimkan suatu paket dari negara asalnya dan harus sampai diatas kapal sebelum kapal berangkat, namun paket tersebut tertahan pihak bea cukai karena diperlukan bukti pembelian barang dari negara asal. Hal tersebut terjadi hari ini dimana pelayanan telah ditutup dari jam 12 Siang, mungkin bisa dilihat se-simple itukah permasalahan yang terjadi? Namun dari hal terkecil seperti contoh tersebut merupakan langkah untuk berjalannya penunjukan / kepercayaan owner terhadap suatu perusahaan agency kedepannya.
Dapatkah untuk masalah seperti itu perusahaan agency dapat menyelesaikannya?
(Karena paket / dokumen yang dikirim mempunyai arti penting untuk pelabuhan tujuan bagi kapal)
Bagaimana dengan permalahan yang lebih besar seperti tidak adanya sertifikat kapal sehingga kapal tidak dapat sandar? dan permasalah - permasalahan terduga lainnya.
Dari judul yang saya pilih bukan berarti saya menyimpulkan bahwa kita tidak bisa bilang "tidak bisa" / "Dear Sir, we are sorry for this inconvenience matter, we cannot get the documents from custom due to the customer service on airport custom has closed at 12 PM), namun tentunya sebagai agent kita dipercaya untuk assist and help untuk kebutuhan yang diperlukan. Services yang kita berikan pada owner kapal merupakan gambaran bagaimana performa dan sejauh apa kapasitas kita menyelesaikan suatu masalah, dan melalui penyelesaian masalah seperti ini mempengaruhi kepercayaan owner untuk terus menunjuk kita sebagai agent untuk mengurus kapal berikutnya.
Trust is expensive.
Selain itu performance yang kita tunjukan melalui penyelesaian masalah yang terjadi merupakan ukuran bagaimana ship owner melihat dan membandingkan dengan agency dari perusahaan lainnya.
Kendala lainnya yang dihadapi sebagai General Agency yang belum memiliki cabang di suatu pelabuhan tempat kapal yang akan berencana melakukan kegiatan Bongkar dan Muat adalah penunjukan atau memberikan kepercayaan kepada Local Agency.
Berikut point yang perlu diperhatikan seorang operation in charge (General agency) apabila kapal akan sandar di pelabuhan :
1. Kesiapan Cargo (untuk pemuatan / Loading / Cargo Readiness)
Informasi ini didapat dari shipper / pihak yang mempunyai barang yang akan dijual pada buyer,
tugas local agency adalah berkoordinasi pada shipper untuk memberikan sejauh apa kesiapan muatan yang telah ada sampai saat ini kepada General Agency, agar pihak general agency dapat menginformasikannya pada Ownership
2. Terminal Condition (Berthing Prospect, Vessel Line Up, Berthing Sequence) / Kondisi Terminal saat ini (Kemungkinan sandar, Rencana dari urutan kapal yang akan sandar, Antrian Sandar)
LA / Local agent yang mengetahui kondisi terminal dapat menginformasikan pada GA / General Agent mengenai kemungkinan kapal sandar, urutan kapal sandar pada Jetty, hingga est jadwal muat maupun bongkar, karena dari pihak LA merupakan orang yang berinteraksi langsung dengan pihak terminal, sebagai GA kita akan mengetahui apakah keadaan pelabuhan kongesti sehingga kapal harus menunggu di kolam pelabuhan atau berthing on arrival (kapal dapat langsung sandar ketika kapal sudah datang).
3. Shipper Documents Readiness (Kesiapan Dokumen Pengirim / Dokumen Ekspor)
Dokumen ini merupakan dokumen yang diproses oleh pihak shipper, diposisi ini LA / Lokal Agent akan berkoordinasi dengan shipper dan tanggung jawab pihak GA yang harus mem-follow up update dari shipper documents
Biasanya H-1 (1 hari sebelum jadwal sandar Shipper Documents akan berstatus telah siap)
4. Estimation Working Schedule
Merupakan jadwal perkiraan / estimasi dari beberapa update / info sebagai berikut :
ETA 25 June 0700 (Contoh informasi / update yang diterima oleh captain / dari ownership)
dan sebagai general agency kita harus memberikan informasi di bawah ini, melalui update yang kita terima oleh local agency yang telah berkoordinasi dengan pihak pandu dan terminal
25 June 0700 ETA 25 June 0700
25 June 0800 Est POB (Pilot On Board) : perkiraan ini tergantung dari jauh / dekatnya terminal dengan pilot station
25 June 1200 Est Berthing / ETB : perkiraan yang dihitung mulai saat pandu naik ke atas kapal sampai kapal telah tambat di terminal dengan posisi seluruh tali telah terikat pada bolder / All made fast
25 June 1400 Est Commence Loading/Unloading : perkiraan biasanya, penghitungan ini dimulai dari Port official on board (CIQP / Custom, Immigration, Quarantine, Port Authority) telah naik keatas kapal sampai "cargo hose connected" / selang pada kapal untuk bongkar / muat tersambung dengan selang pihal terminal
26 June 0200 Est Complete Loading/Unloading : perkiraan setelah selesai muat/bongkar, tergantung pada jumlah muatan dan dibagi rate/ perkiraan kecepatan muat pada terminal, dengan cara hitung yaitu misalnya 3000 MT(jumlah total cargo) : 250 MT/Hour (dibagi jumlah jumlah kecepatan besarnya tekanan aliran pompa dari tangki terminal ke tangki kapal per jam) = 12 Jam
*Loading / Aktivitas Pemuatan = dari tangki terminal ke tangki kapal
*Unloading / Aktivitas Bongkar = dari tangki kapal ke tangki terminal
26 Est Departure 1000 : perkiraan kapal sailing out / sudah keluar dari pelabuhan, hal ini bergantung pada local agency menyelesaikan proses clearance out dan pihak shipper yang telah menyelesaikan document ekpor pada bea cukai. Pengalaman saya di Pelabuhan Dumai penyelesaian clearance out cukup cepat sehingga setelah muat, kapal paling lama menunggu 4-6 jam untuk dapat keluar dari pelabuhan.
5. Est Jetty Placement
Penempatan est jetty yang menjadi tempat kapal akan sandar, sehingga kita mengetahui posisi kapal dimana tempat kapal tersebut akan sandar, dikarenakan di Pelabuhan yang cukup besar seperti pelabuhan induk Tanjung Priok terdapat banyak sekali terminal.
Secara umum pekerjaan yang saya lakukan saat ini di General Agency adalah memantau kapal - kapal yang telah saya berikan penunjukannya ke lokal - lokal agen dibeberapa pelabuhan bagian barat Indonesia, bedanya dengan agen lokal, mereka cenderung lebih bekerja fisik dan langsung menuju lapangan. Mereka yang mengurus izin masuk dan keluarnya kapal serta berkordinasi dengan pihak shipper, terminal / jetty, CIQP (Custom, Immigration, Quarantine, Port Authority), pelindo, pandu, dan pihak - pihak terkait yang akan membantu kelancaran keluar masuknya kapal di pelabuhan
Kemudian untuk lebih jelas dan detilnya anda bisa klik link dibawah ini untuk dapat mendownload operation procedure / desk job dari General ageny dan Local agency (Batam) secara umum untuk dapat di review langsung.
https://drive.google.com/drive/u/8/folders/0B8HKvL7x8OEPa2RocmVPY1pwUkE
Semoga bermanfaat penjelasan saya secara umum mengenai GA dan LA, untuk masukan, saran dan kritik, boleh isi komentar dibawah ^^.
Untuk post saya berikutnya saya akan menjelaskan apa itu Bill of Lading dan bagaimana mekanismenya didalamnya.
Perusahaan - perusahaan ship owner / shipping agency besar yang ada saat ini seperti PT. Benline, PT Buana Listya Tama, PT. Penaskop, biasanya sudah memiliki kantor cabang disetiap pelabuhan pelabuhan - pelabuhan tempat dimana kapal yang menjadi milik mereka ataupun customers / client akan melakukan aktivitas Loading/Unloading.
Sedikit cerita, perusahaan tempat saya bekerja saat ini berposisi sebagai perusahaan General Shipping Agency, karena baru berdiri 3 tahun terakhir sejauh ini kami masih menujuk perusahaan Local Agency di Dumai, Belawan, Panjang Lampung, Balikpapan, Tanjung Priuk dan beberapa pelabuhan di wilayah timur Indonesia.
Sedangkan Perusahan Local Agency / Sub Agent / Lokal Agen adalah perusahaan / pihak yang bertugas secara langsung untuk mengkoordinasikan masuknya kapal di pelabuhan yang sudah direncanakan shipment / voyagenya. Mereka bertanggung jawab penuh sebagai perantara antara General Agent, shipper/yang mempunyai muatan dan kapal. (Karena General Agency tidak menjalankan tugas clearance in/out secara langsung)
General Agency perlu bekerja sama dengan Local Agency agar kebutuhan - kebutuhan kapal/ hal - hal yang berhubungan dengan husbandry seperti Supply Fresh Water, Provision, Supply Cash to Master, Bunker, ataupun hal yang terkait dengan dokumen kapal dapat terpenuhi.
Apa sebenarnya peran dari Perusahaan Shipping Agency?
Permasalahan khususnya pada kapal sangatlah kompleks, saya memandang kapal sebagai bayi perempuan karena selain kapal juga disebut she / her
Pembahasannya bisa dibaca pada link dibawah ini
(http://rambascomb.blogspot.co.id/2015/03/mengapa-kapal-dalam-bahasa-inggris.html)
Keuntungan yang diterima adalah semakin kapal cepat keluar, semakin untung perusahaan yang memiliki kapal tersebut, begitupun semakin untung pula pihak terminal dan pihak - pihak yang terkait dalam perjanjian expor impor didalamnya (Owner, Charterer/Buyer, Shipper) karena hal tersebut terkait pada Laycan Kapal yang telah ditentukan (pembahasan laycan akan dibahas nantinya).
Selain kebutuhan kapal yang begitu banyak seperti mahalnya biaya bahan bakar, upah operator/ gaji pelaut, perawatan kapal, hingga kebutuhan dokumen / sertifikat kapal, dirasakan Owner perlu meminimalisir akan timbulnya masalah. Disinilah perusahaan shipping agency berperan sebagai mediator untuk pemenuhan serta penyelesaian baik yang terjadi pada kapal di pelabuhan.
Bagaimana sebuah perusahaan shipping agency dapat bertahan dan bersaing dengan perusahaan agency lainnya?
Seperti perusahaan pelayaran tempat saya bekerja saat ini, kami sebagai kepercayaan owner harus memberikan service yang baik dan fast response dalam melakukan update, seringkali permasalahan terjadi dan kebutuhan pada kapal yang tiba - tiba dan terburu - buru. Hal inilah tugas seorang agent diperlukan untuk menyelesaikan masalah.
Contohnya : pihak owner akan mengirimkan suatu paket dari negara asalnya dan harus sampai diatas kapal sebelum kapal berangkat, namun paket tersebut tertahan pihak bea cukai karena diperlukan bukti pembelian barang dari negara asal. Hal tersebut terjadi hari ini dimana pelayanan telah ditutup dari jam 12 Siang, mungkin bisa dilihat se-simple itukah permasalahan yang terjadi? Namun dari hal terkecil seperti contoh tersebut merupakan langkah untuk berjalannya penunjukan / kepercayaan owner terhadap suatu perusahaan agency kedepannya.
Dapatkah untuk masalah seperti itu perusahaan agency dapat menyelesaikannya?
(Karena paket / dokumen yang dikirim mempunyai arti penting untuk pelabuhan tujuan bagi kapal)
Bagaimana dengan permalahan yang lebih besar seperti tidak adanya sertifikat kapal sehingga kapal tidak dapat sandar? dan permasalah - permasalahan terduga lainnya.
Dari judul yang saya pilih bukan berarti saya menyimpulkan bahwa kita tidak bisa bilang "tidak bisa" / "Dear Sir, we are sorry for this inconvenience matter, we cannot get the documents from custom due to the customer service on airport custom has closed at 12 PM), namun tentunya sebagai agent kita dipercaya untuk assist and help untuk kebutuhan yang diperlukan. Services yang kita berikan pada owner kapal merupakan gambaran bagaimana performa dan sejauh apa kapasitas kita menyelesaikan suatu masalah, dan melalui penyelesaian masalah seperti ini mempengaruhi kepercayaan owner untuk terus menunjuk kita sebagai agent untuk mengurus kapal berikutnya.
Trust is expensive.
Selain itu performance yang kita tunjukan melalui penyelesaian masalah yang terjadi merupakan ukuran bagaimana ship owner melihat dan membandingkan dengan agency dari perusahaan lainnya.
Berikut point yang perlu diperhatikan seorang operation in charge (General agency) apabila kapal akan sandar di pelabuhan :
1. Kesiapan Cargo (untuk pemuatan / Loading / Cargo Readiness)
Informasi ini didapat dari shipper / pihak yang mempunyai barang yang akan dijual pada buyer,
tugas local agency adalah berkoordinasi pada shipper untuk memberikan sejauh apa kesiapan muatan yang telah ada sampai saat ini kepada General Agency, agar pihak general agency dapat menginformasikannya pada Ownership
2. Terminal Condition (Berthing Prospect, Vessel Line Up, Berthing Sequence) / Kondisi Terminal saat ini (Kemungkinan sandar, Rencana dari urutan kapal yang akan sandar, Antrian Sandar)
LA / Local agent yang mengetahui kondisi terminal dapat menginformasikan pada GA / General Agent mengenai kemungkinan kapal sandar, urutan kapal sandar pada Jetty, hingga est jadwal muat maupun bongkar, karena dari pihak LA merupakan orang yang berinteraksi langsung dengan pihak terminal, sebagai GA kita akan mengetahui apakah keadaan pelabuhan kongesti sehingga kapal harus menunggu di kolam pelabuhan atau berthing on arrival (kapal dapat langsung sandar ketika kapal sudah datang).
3. Shipper Documents Readiness (Kesiapan Dokumen Pengirim / Dokumen Ekspor)
Dokumen ini merupakan dokumen yang diproses oleh pihak shipper, diposisi ini LA / Lokal Agent akan berkoordinasi dengan shipper dan tanggung jawab pihak GA yang harus mem-follow up update dari shipper documents
Biasanya H-1 (1 hari sebelum jadwal sandar Shipper Documents akan berstatus telah siap)
4. Estimation Working Schedule
Merupakan jadwal perkiraan / estimasi dari beberapa update / info sebagai berikut :
ETA 25 June 0700 (Contoh informasi / update yang diterima oleh captain / dari ownership)
dan sebagai general agency kita harus memberikan informasi di bawah ini, melalui update yang kita terima oleh local agency yang telah berkoordinasi dengan pihak pandu dan terminal
25 June 0700 ETA 25 June 0700
25 June 0800 Est POB (Pilot On Board) : perkiraan ini tergantung dari jauh / dekatnya terminal dengan pilot station
25 June 1200 Est Berthing / ETB : perkiraan yang dihitung mulai saat pandu naik ke atas kapal sampai kapal telah tambat di terminal dengan posisi seluruh tali telah terikat pada bolder / All made fast
25 June 1400 Est Commence Loading/Unloading : perkiraan biasanya, penghitungan ini dimulai dari Port official on board (CIQP / Custom, Immigration, Quarantine, Port Authority) telah naik keatas kapal sampai "cargo hose connected" / selang pada kapal untuk bongkar / muat tersambung dengan selang pihal terminal
26 June 0200 Est Complete Loading/Unloading : perkiraan setelah selesai muat/bongkar, tergantung pada jumlah muatan dan dibagi rate/ perkiraan kecepatan muat pada terminal, dengan cara hitung yaitu misalnya 3000 MT(jumlah total cargo) : 250 MT/Hour (dibagi jumlah jumlah kecepatan besarnya tekanan aliran pompa dari tangki terminal ke tangki kapal per jam) = 12 Jam
*Loading / Aktivitas Pemuatan = dari tangki terminal ke tangki kapal
*Unloading / Aktivitas Bongkar = dari tangki kapal ke tangki terminal
26 Est Departure 1000 : perkiraan kapal sailing out / sudah keluar dari pelabuhan, hal ini bergantung pada local agency menyelesaikan proses clearance out dan pihak shipper yang telah menyelesaikan document ekpor pada bea cukai. Pengalaman saya di Pelabuhan Dumai penyelesaian clearance out cukup cepat sehingga setelah muat, kapal paling lama menunggu 4-6 jam untuk dapat keluar dari pelabuhan.
Estimasi Jadwal diatas harus di terima oleh GA / Behalf Owner/ Kepercayaan Owner Kapal,
1 hari sebelum kapal sandar, info ini diterima oleh LA, yang nantinya pihak GA akan menginformasikan kembali ke pihak owner/charterer
5. Est Jetty Placement
Penempatan est jetty yang menjadi tempat kapal akan sandar, sehingga kita mengetahui posisi kapal dimana tempat kapal tersebut akan sandar, dikarenakan di Pelabuhan yang cukup besar seperti pelabuhan induk Tanjung Priok terdapat banyak sekali terminal.
Secara umum pekerjaan yang saya lakukan saat ini di General Agency adalah memantau kapal - kapal yang telah saya berikan penunjukannya ke lokal - lokal agen dibeberapa pelabuhan bagian barat Indonesia, bedanya dengan agen lokal, mereka cenderung lebih bekerja fisik dan langsung menuju lapangan. Mereka yang mengurus izin masuk dan keluarnya kapal serta berkordinasi dengan pihak shipper, terminal / jetty, CIQP (Custom, Immigration, Quarantine, Port Authority), pelindo, pandu, dan pihak - pihak terkait yang akan membantu kelancaran keluar masuknya kapal di pelabuhan
Kemudian untuk lebih jelas dan detilnya anda bisa klik link dibawah ini untuk dapat mendownload operation procedure / desk job dari General ageny dan Local agency (Batam) secara umum untuk dapat di review langsung.
https://drive.google.com/drive/u/8/folders/0B8HKvL7x8OEPa2RocmVPY1pwUkE
Semoga bermanfaat penjelasan saya secara umum mengenai GA dan LA, untuk masukan, saran dan kritik, boleh isi komentar dibawah ^^.
Untuk post saya berikutnya saya akan menjelaskan apa itu Bill of Lading dan bagaimana mekanismenya didalamnya.
